Kto odpowiada za EUDR? Obowiązki importera, przetwórcy i sprzedawcy
Za EUDR nie odpowiada automatycznie „producent” ani dział zakupów. Obowiązki firmy zależą od tego, co sprzedaje i gdzie znajduje się w łańcuchu dostaw. Importer kawy spoza UE, palarnia kupująca ziarna od unijnego importera oraz sklep sprzedający gotową kawę mogą mieć różne zadania.
Najważniejsze rozróżnienie: podmiot wprowadzający produkt do obrotu odpowiada za należytą staranność i co do zasady składa oświadczenie DDS. Dalsze podmioty i podmioty handlowe nie składają kolejnego DDS, ale mają własne obowiązki informacyjne, ewidencyjne i dotyczące reagowania na niezgodności. Pierwszy odbiorca od podmiotu wprowadzającego przechowuje również numer DDS albo identyfikator uproszczonej deklaracji.
Poniżej wyjaśniamy role na praktycznych przykładach i pokazujemy, jak przygotować firmę bez powielania dokumentacji na każdym etapie. Omówienie uwzględnia zmiany z grudnia 2025 r. oraz oficjalne wyjaśnienia Komisji Europejskiej dostępne 13 października 2026 r.
1. Co reguluje EUDR i kiedy produkt jest objęty przepisami?
EUDR, czyli rozporządzenie (UE) 2023/1115, ma ograniczać udział unijnego rynku w wylesianiu i degradacji lasów. Dotyczy bydła, kakao, kawy, palmy olejowej, kauczuku, soi i drewna oraz określonych produktów z tych surowców. O zakresie decyduje aktualny załącznik I i kod produktu, a nie samo występowanie surowca w składzie.
Produkt objęty przepisami musi być wolny od wylesiania, wyprodukowany zgodnie z odpowiednimi przepisami kraju produkcji i objęty właściwym oświadczeniem albo dopuszczoną uproszczoną deklaracją. Kryterium wylesiania odnosi się do terenów wylesionych po 31 grudnia 2020 r.; dla drewna trzeba uwzględnić również degradację lasów.
Zacznij od listy produktów i ich kodów CN. Nie uznawaj wszystkich wyrobów z drewna albo wszystkich produktów z dodatkiem oleju palmowego za automatycznie objęte EUDR. Lista została zmieniona w 2026 r., więc wcześniejsze zestawienia mogą być nieaktualne.
2. Podmiot wprowadzający: główna odpowiedzialność za zgodność
Podmiot wprowadzający to firma lub osoba, która w ramach działalności handlowej po raz pierwszy wprowadza odnośny produkt do obrotu na rynku UE albo go wywozi, z wyłączeniem dalszego podmiotu. Może to być importer, ale także unijny producent surowca wprowadzający własną produkcję.
Przed wprowadzeniem produktu lub eksportem podmiot przeprowadza należytą staranność. Zbiera informacje o produkcie i pochodzeniu, ocenia ryzyko i, gdy jest to potrzebne, je ogranicza. Jeżeli nie potrafi wykazać braku ryzyka albo jedynie znikomego ryzyka niezgodności, nie może wprowadzić produktu do obrotu ani go wywieźć.
Po wykonaniu tych czynności składa DDS w systemie informacyjnym EUDR i przekazuje numer referencyjny bezpośredniemu odbiorcy w dalszej części łańcucha. Samo nadanie numeru przez system nie jest urzędowym certyfikatem zgodności ani zastępstwem analizy ryzyka.
3. Import spoza UE: kto jest odpowiedzialny?
Jeśli polska firma sprowadza objętą EUDR kawę z kraju spoza UE i po raz pierwszy wprowadza ją na rynek unijny, zwykle działa jako podmiot wprowadzający. Deklaracja producenta zagranicznego, certyfikat branżowy czy obsługa odprawy przez agencję celną nie zastępują jej obowiązków.
Szczególnej uwagi wymaga model, w którym import realizuje podmiot mający siedzibę poza UE. Komisja wyjaśnia, że pierwszy podmiot z siedzibą w UE, który udostępnia takie produkty na rynku, również jest uznawany za podmiot wprowadzający. W takim łańcuchu może wystąpić zarówno podmiot spoza UE, jak i unijny podmiot z obowiązkiem należytej staranności.
Dlatego nie ustalaj odpowiedzialności wyłącznie na podstawie nazwy na fakturze albo warunku Incoterms. Rozpisz odprawę, pierwsze wprowadzenie do obrotu, sprzedawcę i pierwszego unijnego odbiorcę.
4. Przetwórca jako dalszy podmiot
Firma może kupić produkt już objęty należytą starannością i wytworzyć z niego inny produkt wymieniony w załączniku I. Jeśli wszystkie odnośne składniki zostały już objęte należytą starannością na wcześniejszym etapie, firma może być dalszym podmiotem, a nie nowym podmiotem wprowadzającym.
Przykład: producent czekolady kupuje kakao już wprowadzone na rynek UE przez importera. Przy spełnieniu warunków dla wszystkich odnośnych składników sprzedaż czekolady może być działalnością dalszego podmiotu. Nie oznacza to obowiązku składania nowego DDS tylko dlatego, że zmienił się produkt albo jego kod.
Ta sama firma może jednak pełnić inną rolę przy surowcu importowanym samodzielnie. Ustalaj rolę dla danego przepływu i produktu, nie raz dla całej spółki.
5. Sprzedawca i pierwszy odbiorca: nie wszyscy przechowują te same numery
Podmiot handlowy udostępnia na rynku produkt już objęty wcześniejszą należytą starannością, zwykle bez zmiany jego kodu CN z załącznika I. Może to być hurtownia albo sklep. Podmioty handlowe i dalsze podmioty przechowują wymagane informacje o dostawcach i odbiorcach biznesowych przez co najmniej pięć lat oraz udostępniają je organom na żądanie.
Dodatkowy obowiązek dotyczy pierwszego dalszego podmiotu albo podmiotu handlowego, czyli bezpośredniego nabywcy od podmiotu wprowadzającego. Przechowuje on przez co najmniej pięć lat otrzymany numer referencyjny DDS albo identyfikator uproszczonej deklaracji. Nie musi przekazywać tych numerów swoim kolejnym odbiorcom.
Nie buduj więc procedury na założeniu, że każdy sprzedawca musi zbierać i przekazywać DDS na całej długości łańcucha. Po zmianach z 2025 r. trzeba odróżnić identyfikowalność dostawców i odbiorców od szczególnego obowiązku pierwszego odbiorcy dotyczącego numerów.
6. Wielkość firmy: co zmienia status MŚP?
Wielkość przedsiębiorstwa nie wyłącza automatycznie EUDR. Wpływa na część obowiązków i terminy. Duże dalsze podmioty i podmioty handlowe, które nie są MŚP, muszą dodatkowo zarejestrować się w systemie informacyjnym EUDR. Sama rejestracja nie oznacza obowiązku składania kolejnych DDS.
Zgodnie z wyjaśnieniami Komisji duże podmioty na dalszym etapie muszą weryfikować wcześniejszą należytą staranność i znikomy poziom ryzyka, gdy dowiedzą się o możliwej niezgodności produktu. Nie jest to rutynowe powtarzanie całej analizy dla każdego zakupu. Dalsze podmioty i podmioty handlowe będące MŚP nie mają takiego obowiązku rejestracji ani weryfikacji.
Wszystkie te firmy muszą jednak wykonywać własne obowiązki informacyjne i reagować na nowe informacje wskazujące na niezgodność. Przy klasyfikacji wielkości firmy stosuj właściwe unijne definicje, a nie potoczne określenie „mała firma”.
7. Uproszczona deklaracja nie jest dla każdego małego importera
Mikro lub mały podmiot będący producentem pierwotnym może korzystać ze szczególnej uproszczonej deklaracji. Chodzi o kwalifikujący się podmiot z siedzibą w państwie niskiego ryzyka, który wprowadza lub eksportuje produkty samodzielnie wyprodukowane w tym państwie, np. wyhodowane albo pozyskane.
Zamiast odrębnych DDS składa jednorazową uproszczoną deklarację, aktualizowaną przy istotnej zmianie danych. W tym modelu dopuszczono także wskazanie właściwego adresu pocztowego zamiast współrzędnych geolokalizacji. Obowiązek należytej staranności pozostaje.
Mała firma importująca kawę od zagranicznego dostawcy nie uzyskuje tej możliwości wyłącznie dlatego, że zatrudnia kilka osób. Trzeba spełnić także kryterium produkcji pierwotnej i pozostałe warunki.
8. Pełnomocnik i certyfikat nie przenoszą odpowiedzialności
Podmiot wprowadzający może pisemnie upoważnić przedstawiciela z siedzibą w UE do składania oświadczeń w jego imieniu. Może też korzystać ze wsparcia doradcy lub narzędzi do dokumentowania dostaw. Nadal jednak pozostaje odpowiedzialny za zgodność produktów z EUDR.
Certyfikat dostawcy może stanowić element materiału dowodowego, ale nie jest automatycznym zwolnieniem z obowiązku sprawdzenia pochodzenia i ryzyka. Podobnie zakup gotowych wzorów dokumentów nie dowodzi, że konkretna dostawa spełnia przepisy.
Umowa powinna jasno określać, kto dostarcza dane, kto je weryfikuje, kto składa DDS i jak obsługiwane są braki. Podział pracy między działem zakupów, logistyką i osobą odpowiedzialną za zgodność nie zmienia roli prawnej przedsiębiorstwa.
9. Terminy: kiedy zaczną działać obowiązki?
Podstawowy termin stosowania EUDR to 30 grudnia 2026 r. Dla większości mikro i małych przedsiębiorstw przewidziano 30 czerwca 2027 r. Odroczenie nie obejmuje jednak mikro i małych firm w zakresie produktów już objętych dotychczasowym rozporządzeniem EUTR — dla nich obowiązuje 30 grudnia 2026 r.
Dla nowych produktów dodanych rozporządzeniem delegowanym (UE) 2026/2102 Komisja wskazuje 30 grudnia 2027 r. To termin dla wskazanych nowych pozycji, nie kolejne przesunięcie całego EUDR. Przy ustalaniu daty sprawdź zarówno status firmy, jak i konkretny produkt oraz przepisy przejściowe.
Nie czekaj z ustaleniem roli do pierwszej dostawy po właściwym terminie. Pozyskanie danych o pochodzeniu i zbudowanie ewidencji może wymagać zmiany współpracy z dostawcą.
10. Ryzyko niezgodności: co musi zrobić firma?
Jeśli pojawią się informacje wskazujące, że produkt może być niezgodny z EUDR, nie wystarczy odłożyć ich do archiwum. Podmiot musi wykonać obowiązki właściwe dla swojej roli, w tym przekazać wymagane informacje właściwym organom i odbiorcom. Dla dużych dalszych podmiotów dochodzi opisana wyżej weryfikacja wcześniejszej należytej staranności.
W procedurze warto przewidzieć eskalację, identyfikację dostaw i odbiorców, ocenę potrzeby wstrzymania danej transakcji oraz dokumentowanie decyzji. Przykładowy sygnał to sprzeczne dane o kraju pochodzenia albo informacja o wylesieniu działki wskazanej w dokumentacji.
Sankcje określają państwa członkowskie w ramach wymogów EUDR. Nie traktuj kwoty 4% obrotu jako automatycznej kary za każdy brak dokumentu: rozporządzenie wymaga, by maksymalny poziom odpowiedniej grzywny dla osoby prawnej wynosił co najmniej 4% rocznego obrotu w UE. Konkretna sankcja zależy od naruszenia i właściwych przepisów krajowych.
11. Checklista: uporządkuj odpowiedzialność przed pierwszą dostawą
Przygotowanie zaczyna się od mapy produktów i przepływów, nie od pustego formularza DDS. Dla każdej grupy towarów przejdź przez poniższe kroki.
- Sprawdź aktualny załącznik I i kod CN produktu.
- Rozpisz dostawcę, import, przetwarzanie, pierwsze wprowadzenie do obrotu i kolejną sprzedaż.
- Ustal rolę firmy osobno dla każdego przepływu oraz jej kategorię wielkości.
- Określ, czy potrzebujesz należytej staranności i DDS, uproszczonej deklaracji czy ewidencji dalszego podmiotu.
- Jeśli jesteś pierwszym dalszym odbiorcą, przypisz otrzymane numery DDS lub identyfikatory deklaracji do dostaw.
- Ustal zasady przechowywania danych, dostęp dla kontroli i reagowanie na informacje o niezgodności.
- Wyznacz właściciela procesu i potwierdź właściwy termin stosowania przepisów.
12. Jak zacząć z dokumentacją EUDR?
Pakiet EUDR dostępny w EPRPilot zawiera drzewko decyzyjne do ustalenia roli, procedurę, pismo i kwestionariusz dla dostawcy, rejestr, kartę oceny ryzyka oraz checklistę gotowości do kontroli. To punkt wyjścia do uporządkowania procesu, a nie certyfikat zgodności produktu.
Uzupełnij wzory rzeczywistymi danymi firmy, sprawdź ich dopasowanie do swojej roli i aktualnego zakresu przepisów. Tam, gdzie wymagana jest należyta staranność, dokumenty muszą odzwierciedlać faktyczne sprawdzenie pochodzenia i ryzyka.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. Stan omówienia: 13 października 2026 r. Wyjaśnienia Komisji pomagają interpretować przepisy, ale nie zastępują obowiązującego tekstu prawa. Przy decyzji dla konkretnego produktu sprawdź aktualny załącznik I, przepisy przejściowe i wymagania krajowe.
Czy wystawisz deklarację zgodności w 10 dni?
Zobacz, jak EPRPilot trzyma dane opakowaniowe, rejestracje EPR i terminy dla 27 rynków UE w jednym miejscu.