§1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem danych osobowych jest EPRPILOT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, KRS: 0001204498, NIP: 7963042639, REGON: 54320393200000, z siedzibą w Radomie, ul. Kazimierza Pułaskiego 6 / 10, 26-600 Radom (dalej: Usługodawca).
Kontakt z Administratorem w sprawach ochrony danych osobowych: e-mail info@eprpilot.com.
W sprawach bezpieczeństwa informacji można kontaktować się pod adresem e-mail security@eprpilot.com.
Niniejsza polityka prywatności (dalej: Polityka) opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu eprpilot.com oraz platformy SaaS „EPR Pilot” dostępnej pod adresem app.eprpilot.com (dalej: Serwis i Platforma).
W zakresie, w jakim osoba korzystająca z Platformy działa w imieniu przedsiębiorcy (Klienta), administratorem danych osobowych jest w zasadzie ten Klient, a Usługodawca występuje w roli podmiotu przetwarzającego na mocy umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA). Niniejsza Polityka dotyczy przede wszystkim danych osobowych przetwarzanych przez Usługodawcę we własnym imieniu (np. dane z formularzy, dane kontaktowe użytkowników i newslettera).
§2. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH
W związku z korzystaniem z Serwisu i Platformy Usługodawca może przetwarzać w szczególności następujące dane:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu,
- dane podawane w formularzach (m.in. formularz rejestracji EPR, Book a demo, konsultacje): dane dotyczące firmy, rynków i obowiązków EPR/PPWR, treść zapytania,
- dane z korespondencji e-mail oraz zapisów na demo i konsultacje,
- dane zawarte w zgłoszeniach newslettera oraz preferencje marketingowe,
- dane dotyczące zakupu usług: dane do faktur (w tym NIP) oraz historia płatności,
- dane techniczne: adres IP, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, dane dotyczące sesji i aktywności w Serwisie,
- dane z plików cookie i podobnych technologii, na zasadach opisanych w §8.
§3. CELE, PODSTAWY PRAWNE I OKRESY PRZETWARZANIA
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
- obsługa zapytań, formularzy i kontaktu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań przed zawarciem umowy) oraz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- świadczenie Usług, obsługa Konta i wsparcia technicznego — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- realizacja płatności, wystawianie i przechowywanie faktur — art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
- marketing bezpośredni własnych usług Usługodawcy — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- newsletter i komunikacja marketingowa — zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można wycofać w każdej chwili,
- analityka i ulepszanie Serwisu i Platformy — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- ochrona roszczeń, obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa — prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji celu, a następnie przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony roszczeń.
Dane związane z umową i rozliczeniami przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
Zgody marketingowe przechowywane są do momentu ich wycofania.
§4. ODBIORCY DANYCH
Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty przetwarzające dane na zlecenie Usługodawcy, w tym:
- dostawca infrastruktury chmurowej i bazy danych, z serwerami zlokalizowanymi na terenie Unii Europejskiej,
- dostawca usług e-mail (obsługa skrzynki firmowej),
- dostawca usługi newslettera i komunikacji marketingowej,
- dostawca systemu do rezerwacji demo (kalendarz online),
- operator płatności (w tym Stripe), w zakresie niezbędnym do obsługi płatności,
- dostawcy usług księgowych i podatkowych,
- dostawcy oprogramowania analitycznego i pomocniczych narzędzi online.
Dane mogą być także udostępniane organom publicznym uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Usługodawca nie sprzedaje danych osobowych.
§5. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG
Dane osobowe w zasadzie nie są przekazywane do państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Jeżeli skorzystanie z narzędzi dostawców zewnętrznych mogłoby wiązać się z przekazaniem danych do państw trzecich (np. w związku z lokalizacją dostawcy), przekazywanie odbywa się na warunkach zapewnionych przepisami RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej uznającej państwo trzecie za zapewniające odpowiedni stopień ochrony lub na podstawie standardowych klauzul umownych.
§6. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
Każdej osobie przysługują następujące prawa:
- prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
- prawo do sprostowania (poprawiania) danych,
- prawo do usunięcia danych, jeżeli nie występują podstawy do ich dalszego przetwarzania,
- prawo do ograniczenia przetwarzania,
- prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany,
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
- prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody,
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Realizacja praw następuje po kontakcie z Administratorem pod adresem info@eprpilot.com; Usługodawca udziela odpowiedzi w terminie do 30 dni.
§7. BEZPIECZEŃSTWO
Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych, w tym szyfrowanie transmisji (TLS), kontrolę dostępu, kopie zapasowe, procedury zarządzania uprawnieniami oraz współpracę wyłącznie z zaufanymi dostawcami.
Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności.
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych mogącego skutkować ryzykiem dla praw lub wolności osób fizycznych Usługodawca — jeżeli jest administratorem danych — zgłasza je organowi nadzorczemu, a w określonych przypadkach informuje osoby, których dane dotyczą.
Zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa informacji można kierować na adres security@eprpilot.com.
§8. COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE
Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie w następujących celach:
- zapewnienie działania Serwisu i Platformy (cookies niezbędne),
- zapamiętanie preferencji (w tym wyboru języka oraz zgód),
- zbieranie statystyk korzystania z Serwisu (cookies analityczne).
Cookies niezbędne do działania Serwisu instalowane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Usługodawcy, pozostałe — na podstawie zgody wyrażanej w banerze cookie.
Zgody dotyczące cookies można w każdej chwili zmienić lub wycofać poprzez ponowne wyświetlenie baneru cookie albo ustawienia przeglądarki.
Większość przeglądarek pozwala zarządzać cookies w ustawieniach, w tym je usuwać lub blokować; wyłączenie cookies niezbędnych może wpłynąć na działanie Serwisu lub Platformy.
§9. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE
W ramach Serwisu i Platformy nie podejmuje się decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osób fizycznych skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.
Platforma może dokonywać analizy i agregacji danych sprzedażowych Klienta wyłącznie na jego zlecenie i w jego interesie, w ramach świadczenia Usług.
§10. ZMIANY POLITYKI
Usługodawca może dokonywać zmian w Polityce, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, wytycznych organów nadzorczych lub zakresu korzystanych narzędzi.
Aktualna treść Polityki jest zawsze dostępna pod adresem eprpilot.com/polityka-prywatnosci.
Istotne zmiany będą komunikowane w Serwisie.
§11. DATA WEJŚCIA W ŻYCIE
Niniejsza Polityka wchodzi w życie 1 października 2026 r.